Contabilidad para Prestamistas

LECTURA # 107
Autor: Roberto Aníbal López
40 págs.
Tomada de: Contabilidad para Prestamistas, Curso ofrecido a Oficiales de Crédito del Banco Popular en 1995
Versión: Marzo 99

CONTENIDO

Cómo leer un Income Statement    2
Introducción: Qué son los Estados Financieros    2
Qué es el Income Statement    5
La diferencia entre Pagos y Gastos    6
Dos formas de registrar ingresos y gastos: Contabilidad Accrual Basis y Cash Basis    7
Comparación de los métodos Accrual Basis y Cash Basis.    9
Cómo leer el Balance Sheet    11
Las partes de un Balance Sheet: Assets, Liabilities y Equity    11
Por qué siempre tienen que sumar igual las dos partes del Balance Sheet    14
Solo se refleja lo que se pueda expresar en dólares    15
Los Activos se registran por su costo    16
Qué cuentas suelen aparecer en un Balance Sheet    17
Efecto de distintas transacciones en el Balance Sheet    24
Cómo Llevar la Contabilidad de un Negocio    29
Cómo usar una Cuenta    30
Cuáles son los Libros que se usan para llevar una Contabilidad    32
¿Cómo se anotan las transacciones en el Journal?: el sistema de Double Entry    33
Cómo se construyen los Estados Financieros a partir de las transacciones registradas en el Journal    34

°°°

Capítulo 1
Cómo leer un Income Statement
Introducción: Qué son los Estados Financieros

El objetivo de este curso es aprender a leer los Estados Financieros de las empresas. La importancia de este tema es obvia, porque los Estados Financieros son el instrumento más poderoso que existe para conocer la salud y las posibilidades de un negocio.
¿Qué son los Estados Financieros? Son informes sobre la situación financiera de una empresa. ¿Cómo podemos valorar la situación financiera de una empresa?
1.    Usando una lista de: a) lo que ingresó la empresa versus b) lo que gastó, que se llama Income Statement o Estado de Ingresos y Gastos.
2.    Usando una lista de: a) lo que debe la empresa (Pasivos) versus  b) las cosas de valor que tiene (Activos), que se llama Balance Sheet.
A continuación tenemos un ejemplo de cada uno.

Exhibit 1: Ejemplo de un Income Statement

Gardsen Company
Income Statement
For the year ended December 31, 19X4
(000 omitted)

Sales Revenue    $75,478
Less cost of sales    52,227
Gross Margin        23,251
Operating Expenses
Wages    8,345
Utilities    1,092
Rent    345
Insurance    657
Professional Services    112
Laundry    234
Total Operating Expenses        10,785
Operating Income         12,466
less Interest Expenses    342
Income before taxes         12,124
Provision for Income Tax    2,424
Net Income        9,700

Exhibit 2: Ejemplo de un Balance Sheet

Gardsen Company
Balance Sheet
as of December 31, 19X6
(000 omitted)      

ASSETS   
LIABILITIES AND EQUITIES      

CURRENT ASSETS   
CURRENT LIABILITIES      

Cash        $1,499   
Accounts Payable    $5,602      

Marketable Securities    246   
Bank Loan Payable    1,000      

Accounts Receivable, net    9,944   
Accrued Liabilities    876      

Inventories    10,623   
Estimated Tax Liability    1,541      

Prepaid Expenses    389   
Current Portion of long-term Debt    500      

Total Current Assets    22,651   
Total Current Liabilities    9,519      

NONCURRENT ASSETS   
NONCURRENT LIABILITIES      

Property, Plant, Equipment, cost    26,946   
Long-term Debt, less current portion    2,000      

Accumulated Depreciation    13,534   
Deferred Income Taxes    824      

Property, Plant, Equipment, net    13,412   

Investments        1,110   
Total Liabilities    12,343      

Patents and Trademarks    403   
EQUITIES      

Goodwill        663   
Common stock    1,000
Other Paid-in Capital    11,256      

Total Paid-in capital    12,256
Retained Earnings    13,640
Total Equities    25,896      

TOTAL ASSETS    $38,239

TOTAL LIABILITIES AND EQUITIES    $38,239     

Qué es el Income Statement
Mucha gente está de acuerdo en que la información más importante sobre una empresa es cuántas ganancias ha generado. El Income Statement nos da detalles importantes sobre cuáles han sido los ingresos, los gastos y las ganancias.
El formato básico de un Income Statement es:

Revenues      

—   
Expenses      

=   
Net Income     

Los expenses suelen dividirse en estas categorías:
a)    Cost of Sales: lo que costó a la empresa los productos o servicios que vendió. Si, por ejemplo, vende carros, el costo de venta es lo que pagó por el carro; no se incluyen ahí los otros gastos de operar el negocio: salarios, alquileres, etc.
b)    Operating Expenses: es esta categoría se incluyen todos los gastos que se hicieron para que la empresa pudiera funcionar y vender: luz, salarios, publicidad, mantenimiento, etc.
c)    Interest Expenses: Pago de intereses por préstamos  tomados. Este gasto normalmente se pone aparte porque no es operating, no es necesario para mantener las operaciones: la empresa podría estar cerrada y seguiría gastando en intereses; o podría no gastar nada en intereses y seguir operando.
d)    Income Tax: Lo que la empresa calcula que tendrá que pagarle al gobierno por  las ganancias que ha tenido ese año.
No existe un formato estándar de cómo presentar información en un Income Statement, pero casi todos tienen estas partes:
Income Statement
Sales revenue    $510,000
less Cost of Sales    273,900
=     Gross margin        236,100
less Operating Expenses    125,400
=    Operating Income        110,700
less Interest  Expenses        10,200
=    Income before Taxes        164,000
less Income Tax        16,000
=    Net Income        148,000

En Contabilidad hay varias palabras equivalentes para designar ese exceso de ingresos sobre gastos, para designar a las ganancias: Income, Profits o Earnings. A veces se habla de Sales Income, para designar los ingresos por ventas, pero no es correcto.

La diferencia entre Pagos y Gastos
Existen dos sistemas principales para ir registrando ingresos y gastos para construir un Income Statement: a) Contabilidad Cash Basis; y b) Contabilidad Accrual Basis.
La diferencia principal entre uno y otro estriba en el “momento” en el que se registran en cada sistema, los ingresos y los gastos.
Para entender bien estos dos sistemas de medir gastos e ingresos, tenemos que entender bien dos diferencias:
a)    La diferencia entre Gastos (Expenses) y Pagos (Expenditures).
b)    La diferencia entre Ingresos (Revenues) y Cobros (Receipts).
Expenditure (Pago) es una salida de dinero.
Expense (Gasto) es un consumo de activos para generar ingresos.

Como casi siempre, para entender un concepto nos ayudará más un ejemplo que una definición: supongamos que estamos operando nuestra empresa en un local alquilado. La renta es de $1,000 mensuales, pero se pagan por adelantado $12,000 en enero. Estamos preparando un Income Statement cada mes. Al calcular las ganancias de marzo es posible que queramos reconocer un gasto de alquiler de $1,000, en vez de adjudicar los $12,000 al mes de enero, cuando se hizo el pago. Se puede decir que hay un gasto de alquiler cada día que usamos el local, pero solo hay un pago de alquiler un día del año.

Paralelamente, podemos describir la diferencia entre revenues (ingresos) y receipts (cobros). Ingreso es un incremento de un activo (cash o accounts receivable) como resultado de una venta. Cobro es cualquier entrada de dinero. Si el banco nos da $10,000 prestados, tenemos un cobro (porque entró dinero) pero no tenemos un ingreso, porque no proviene de las ventas.

Dos formas de registrar ingresos y gastos: Contabilidad Accrual Basis y Cash Basis
Una vez entendida la diferencia entre pagos y gastos, podemos entender fácilmente en qué consiste llevar una contabilidad Cash Basis o Accrual Basis.
Contabilidad Cash Basis: es el sistema más sencillo para llevar una contabilidad. Consiste en ir registrando los ingresos cuando se cobra el dinero, y los gastos cuando se hacen los pagos. Por ejemplo, si cobramos en enero un dinero por una venta que se entregó en diciembre, anotaremos el ingreso como correspondiente a enero. Si pagamos el alquiler de abril, mayo y junio por anticipado en el mes de marzo, anotaremos el gasto en la contabilidad de marzo, y reducirá las ganancia
s de marzo.
Este sistema permite llevar casi completamente la contabilidad usando simplemente los cheques cancelados, y clasificándolos en las distintas cuentas.
La contabilidad de algunos negocios pequeños y de casi todos los individuos se lleva por el sistema de Cash Basis.
Pero este sistema es poco científico porque, como vemos en estos ejemplos, no analiza bien las transacciones para determinar a qué período realmente corresponde cada pago o cobro.
Contabilidad Accrual Basis: es la forma más profesional de llevar una contabilidad. Es un sistema que se ajusta a tres exigentes Principios Generales de Contabilidad, que regulan cuándo hay que reconocer los ingresos y gastos:
a)    Matching Principle:  Establece que “en cada período deben reconocerse los gastos que estén asociados (matched) con los ingresos de ese período”.  Es decir, que si vendimos 100 unidades en febrero, todos los gastos incurridos para poder vender esas 100 unidades se registrarán en la contabilidad de febrero, aunque los pagos (alquiler, teléfono, etc) se hayan hecho antes o después de ese mes.
b)    Conservatism Principle:  dice que “hay que llevar la contabilidad de forma que las ganancias sean lo más conservadoras o seguras posibles . Esto se traduce en que los ingresos se contabilizan sólo cuando son razonablemente ciertos; sin embargo, los gastos se contabilizan en cuanto que son razonablemente posibles”.
Este principio nos pide que seamos más exigentes para contabilizar los ingresos que los gastos. De esta forma, nunca calcularemos unas ganancias mayores de las reales, y así evitaremos el riesgo de que los dueños se decidan a retirar del negocio más dinero del que realmente se generó ese año. Si se retira de un negocio más dinero del que se generó (de las ganancias obtenidas), entonces estamos “descapitalizándolo”, sacándole parte del capital, del equity.
Realization Principle: “los ingresos se anotan cuando se entregan los bienes o servicios vendidos, en una cantidad que sea razonable cobrar”.

1   
Febrero 17   

Se recibe la orden de compra   

Ñ   

2   
Febrero 24   

Se manufactura el producto   

Ñ    

3   
Marzo 1   

Se entrega el producto al cliente   
E    Aquí se anota el ingreso      

Ñ   

4   
Marzo 31   

Se cobra el dinero   

Para entender mejor esta regla de Contabilidad veamos un ejemplo del proceso de producción y venta de una empresa ensambladora de computadoras:

El Realization Principle nos pide que anotemos el ingreso el 1 de marzo, cuando se entregó el producto.

Es importante reconocer el ingreso en el momento apropiado. Algunas empresas, sobre todo empresas jóvenes, logran hacer que aparezcan más ganancias en sus estados de este año, anotando ingresos cuando los productos a veces ni están acabados de manufacturar.

También nos pide el realization principle que registremos como  ingreso “una cantidad que sea razonable cobrar”. La aplicación más típica de esto es en el caso de “Cuentas Malas”. Supongamos que vendimos este año $2,000,000 a crédito (se llevan la mercancía primero y pagan después). Pero la experiencia de años anteriores nos dice que un 2% de las Cuentas por Cobrar nunca se logra cobrar. Este principio nos obliga entonces a hacer una reducción en las ventas del 2%.
Comparación de los métodos Accrual Basis y Cash Basis.
Como hemos visto, estas dos formas de registrar ingresos y gastos, Cash y Accrual, difieren principalmente en el “momento” o timing con que se registran dichos ingresos y gastos.

Vemos también que es más complicado llevar la contabilidad Accrual que Cash. Por esto muchos negocios pequeños lo que hacen es ir llevando las cuentas Cash Basis y al final del año hacen los ajustes para que los estados definitivos queden Accrual.

La Junta que regula los principios de contabilidad en Estados Unidos, el Financial Accounting Standard Board (FASB) ha dicho que “la contabilidad Accrual  es superior a la contabilidad Cash Basis, como medio de reflejar la capacidad de una compañía de generar cash flow en el futuro”.
Pero el sistema de Cash Basis aventaja al de Accrual en el aspecto de medir cuánto cash está generando una empresa en el corto plazo.
Para una banquero que esté analizando la compañía, el cash flow generado es muy importante, porque nos dice con cuánto dinero la empresa puede contar para pagar sus obligaciones a corto plazo: no se pueden pagar los préstamos con ingresos facturados que no se han cobrado todavía.
Por esto es que se ha extendido mucho el uso de un tercer estado financiero, llamado el Statement of Cash Flow. Este estado se construye clasificando todas las entradas y salidas que hubo de la cuenta de Cash, sin importar si fueron gastos o ingresos del año. De esta forma se completa el Income Statement de la empresas que llevan a contabilidad Accrual Basis.

Capítulo 2
Cómo leer el Balance Sheet
Las partes de un Balance Sheet: Assets, Liabilities y Equity
Observemos el Balance Sheet que aparece en el Exhibit 2 de la página 4.
Tiene dos grandes columnas. La columna de la izquierda se llama “Assets” (Activos). La de la derecha se llama “Liabilities and Equities” (Pasivos y Capital). A esta columna de la derecha nosotros le llamaremos “Obligaciones”, pero es un nombre que solo lo usaremos en este curso (nadie más lo usa), porque nos ayuda a entender mejor lo que aparece ahí. Muchas personas llaman a esa columna de la derecha “Pasivo”, pero no es un nombre muy adecuado, porque es el nombre de una de sus partes.
Assets: es un listado de las “cosas de valor” que una empresa tiene. Por ejemplo: dinero, edificios, equipo, derecho a cobrarle a otra gente (Cuentas por Cobrar), etc
Podemos ser más específicos, y definir tres condiciones que una “cosa” tiene que cumplir para sea Activo:
a)    La empresa debe ser dueña de la cosa: no son Activos los edificios rentados ni un equipo en leasing.
b)    La cosa debe ser de valor para la empresa: no son Activos los equipos dañados, ni los inventarios obsoletos.
c)    El Activo debe tener un costo medible: no es Activo para la Contabilidad de la empresa las buenas relaciones laborales que tenga.
Liabilities and Equities: es un listado de las Obligaciones que la empresa tiene.
Este listado de obligaciones puede verse desde dos ángulos:
a)    Obligaciones (Liabilities + Equities) son las deudas de la empresa contrajo al adquirir los activos.
b)    Obligaciones son las Fuentes de Fondos que se usaron para adquirir los activos
No es fácil al principio darse cuenta de que una Deuda es una Fuente de Fondos, pero nos iremos acostumbrando.
Esta parte derecha del Balance Sheet tiene a su vez dos apartados principales:
a) Liabilities: son las deudas que la empresa tiene con  (a favor de)  otras personas ajenas a la empresa (creditors o acreedores).
El Capital (Equity) de una empresa es la parte de sus recursos que corresponde a los dueños —y no a los acreedores
b) Equities: También llamado Capital. Es la parte del Balance Sheet más difícil de entender. Podemos verlo como  la “deuda” que la empresa tiene con los dueños de la empresa. Es una deuda especial, porque no tiene fecha de vencimiento, es decir,  se supone que los dueños nunca van a retirar ese dinero de la empresa (aunque legalmente pueden hacerlo). Por eso, muchos autores prefieren decir que el equity no es una deuda, sino una participación de los dueños en los activos de la empresa. Pero como es más fácil entender —y, sobre todo, manejar— el concepto de “deuda” que el de “particip
ación”, nosotros seguiremos considerando el equity como una deuda de la compañía con sus propietarios.
Si la empresa tiene la forma jurídica de corporación, a este apartado se le llama Stockholders’ equity o Shareholders’ equity. Si es un negocio individual o un Partnership (Sociedad) se le llama Owner’s Equity. Nosotros le llamaremos simplemente Equity o Capital.

Para entender cómo puede existir una deuda entre la empresa y su dueño tenemos que saber que existe un Principio General de la Contabilidad (un acuerdo entre todos los contables), que se llama el Business Entity Concept, que dice que: “La contabilidad de una empresa se lleva separada de la contabilidad de sus dueños, como si la empresa fuera un ente independiente”. 

Si una persona tiene dos negocios, una cafetería y una gasolinera, este principio de contabilidad nos pide supongamos que cada negocio tiene sus propios activos y deudas que son distintos de los activos y deudas del dueño. Esto no es legalmente cierto, porque ante la ley lo que es del negocio es de los dueños, excepto para las corporaciones. Pero en Contabilidad tenemos que funcionar como si fueran distintos.
Si obedecemos esta ley, entonces:
a)    El dinero que los dueños aportaron al negocio es como una deuda para la empresa, aunque sin fecha de vencimiento. Reflejaremos esta “deuda” con el nombre de Paid-in Capital o, simplemente Capital

b)    Las ganancias que genere la empresa también pertenecen a los dueños, y mientras la empresa no reparta esas ganancias, tiene que reconocer en su contabilidad que le debe ese dinero a sus propietarios. Se recoge esta cantidad en la cuenta Retained Earnings, que tiene acumuladas las ganancias que no se han repartido desde que empezó operaciones el negocio.

Algunos autores no quieren ver el Equity o Capital como deuda, por considerar que la empresa no está obligada a devolver ese dinero. Nosotros sin embargo sí lo veremos así porque nos ayudará a entender cómo se comportan estas cuentas de Equity.

Muchos pequeños negocios no anotan en su contabilidad el dinero que los dueños usan para sus gastos personales, o el uso que hacen del carro o teléfono de la empresa para asuntos familiares. No están obedeciendo el Entity Concept. Por eso los  Estados Financieros de estos negocios no son confiables, porque no reflejan la realidad de la empresa.

Existe otra forma de ver el Equity que aparece en un Balance Sheet. Podríamos decir que el Capital o Equity de una empresa el dinero que le correspondería a los dueños si la empresa liquidara —si cerrara y se vendieran todos sus activos—, después de pagar todas las deudas que tuviera la empresa.
el Capital de una empresa (lo que le corresponde a sus dueños) es el sobrante que quedaría si se le pagara a todos los acreedores de la empresa.
En la mayoría de los países, si una corporación se disuelve, se venden sus activos, y los dueños no pueden cobrar hasta que se les haya pagado a todos lo acreedores.
Por qué siempre tienen que sumar igual las dos partes del Balance Sheet
“Todo lo que la empresa tiene, lo debe a alguien”. Este alguien pueden ser o dueños o acreedores externos.
Si aceptamos  este Principio que llamamos el Entity Concept, tendremos que aceptar otro Principio que llamaremos el Dual Aspect Concept que dice:

Esta ley también se suele expresar como una ecuación:

más comúnmente expresada así:

que es conocida como la Ecuación Fundamental de la Contabilidad.

Esto significa que las dos columnas del Balance Sheet, siempre van a sumar lo mismo. Y esto se debe a que realmente son dos formas distintas de ver la misma cosa; como dos caras de una misma moneda. Por ejemplo, cuando una persona abre una cuenta de ahorro en un banco, se está creando a la vez un activo y un pasivo: el activo es el dinero que esa persona depositó y el pasivo es la deuda que ahora el Banco tiene con esa persona. Pero lo que realmente existe es sólo una cosa: la Cuenta de Ahorro, que tiene dos caras, una de activo y otra de pasivo.

Existe otra forma de ver por qué siempre las dos partes de Balance Sheet van a sumar lo mismo. Pero es una demostración algebraica y a algunas personas se le hace más difícil entenderla así que en el formato anterior. Veámosla:

Acabamos de definir el Equity como lo que le quedaría a los dueños si se  vendieran los activos y se pagara a todos los acreedores lo que se les debe.  Podemos expresar esta idea en forma de ecuación como sigue:

Equity = Assets — Liabilities

Y si esta ecuación la transformamos en su equivalente (sumando Liabilities a ambos lados de la igualdad) nos quedaría:

Assets = Liabilities + Equities

Es decir, que si definimos Capital como la diferencia entre Activos y Pasivos, entonces siempre se dará que Activos = Pasivos + Capital, como queríamos demostrar.

El Balance Sheet es como una fotografía de cómo estaba la empresa en un momento dado, normalmente a las 5 pm del 31 de diciembre del año anterior. Por eso en la parte de arriba del Balance Sheet aparece la fecha del Estado, la fecha en la que “se tomó la foto”.

El Income Statement es como un video de cómo marchó la empresa a lo largo de un año, u otro período. En la parte de arriba del Exhibit 1 aparece, “para el año acabado el 31 de diciembre de 19X4″.
Solo se refleja lo que se pueda expresar en dólares
En el listado de activos y pasivos hay cosas muy distintas: puede haber cash, vehículos, edificios, etc. Sin embargo, nos interesa sumar todos los activos, para poder saber, por ejemplo, si son mayores que los pasivos, o si son mayores que otros años, etc. ¿Cómo podemos sumar un carro y un edificio, chinas y botellas? La única forma de hacerlo es usar su valor en dólares. Por eso es que se ha establecido esta ley o Principio General de la Contabilidad, que llamaremos Monetary Concept: “los hechos que se reflejan en los Estados deben de estar expresados en dólares, en unidades monetarias”.

Los hechos que no se pueden expresar en dólares, no pueden aparecer en el Balance Sheet. Ejemplos de estos hechos no contabilizables serían: los empleados están disgustados con su salario; el dueño es depresivo; se va a firmar próximamente un contrato con el Army, etc.

Como la Contabilidad solo recoge hechos que pueden expresarse en dinero,  está dejando muchos datos sobre el negocio sin considerar. Por esto es que si queremos conocer bien a fondo una empresa, no podemos mirar sólo sus Estados. Si un banquero tiene que decidir si darle o no un préstamo a una empresa, necesitará otra información, como por ejemplo, un historial personal de los dueños, una descripción del mercado, unas cartas de recomendación de suplidores, un historial de crédito, etc.
Los Activos se registran por su costo
A la hora de darle un valor monetario a un activo (a un vehículo, una caja de chinas, etc.), ¿cuál de estos dos valores usaremos:

a)    lo que costó ese vehículo a la empresa (costo), o bien

b)    el valor de ese vehículo actualmente en el mercado (market value)?

Esta pregunta ha sido y es objeto de mucha controversia entre los expertos en Contabilidad, porque las dos formas de valorar los activos tienen sus defectos y virtudes.

En casi todos los países, los organismos que regulan la Contabilidad han decidido adoptar la Ley del Costo:

Y en contabilidad se considera “costo” de un activo no solo lo que hubo que pagar por él, sino además todo lo que hubo que pagar para poner a ese activo en condiciones de funcionar. Por ejemplo, los gastos de transportación, tarifas de aduanas, lo que se pagó a la gente que lo instaló, el costo de botar el equipo viejo, etc.

¿Por qué han escogido la ley del costo, y no la del valor del mercado? Por varias razones: 1) Principalmente por comodidad. Un justo valor d
e mercado es difícil de estimar en muchos casos. 2) Además, aunque se pudiera estimar el valor en el mercado de los activos al 31 de diciembre, después de ese día esos valores estarían cambiando continuamente. 3) El valor en el mercado es el valor al que se podrían vender esos activos; pero la empresa no pretende venderlos, sino que los va a seguir usando para producir con ellos. Por esto su valor en el mercado no es tan relevante.

Por haber admitido la Ley del Costo, los contables se han visto entonces obligados a admitir otra ley o Principio General, llamado del Going Concern o del Negocio en Marcha, que dice que “al llevar la contabilidad de un negocio, supondremos que ese negocio va a mantenerse en marcha, y que no va a liquidarse o cerrarse próximamente”.

Si no siguiéramos esta ley, y supusiéramos que el negocio va a liquidarse, entonces lo que nos interesaría saber es cuánto nos van a dar por la venta de sus activos. No serviría tener su costo, sino su valor de mercado.
Qué cuentas suelen aparecer en un Balance Sheet

Vamos a ir analizando las diferentes items o cuentas que aparecen en un Balance Sheet como el que tenemos en el Exhibit 2.

Current Assets: Casi siempre el primer grupo de cuentas en un Balance Sheet se llama Current Assets. Aquí se clasifican los activos que cumplen con una de estas tres condiciones:
a)    Son cash o equivalentes a cash, como, por ejemplo, una cuenta corriente.
b)    Pueden convertirse en cash en menos de un año, contando desde la fecha del Balance Sheet, como por ejemplo, la mayor parte de las Cuentas por Cobrar que tengamos contra nuestros clientes, o ciertas acciones que compramos de otra compañía pero con la idea de venderlas (es decir, de convertirlas en cash) antes de un año.
c)    Son activos que van a ser usados antes de un año, como por ejemplo: el inventario que tenemos para la venta, o una póliza de seguro que nos cubrirá por un período corto de tiempo.

Cash: dinero en mano (petty cash) o en cuentas corrientes o en otras cuentas bancarias si el dinero puede ser retirado en cualquier momento (usando cheques, por ejemplo).
Marketable Securities: Securities son valores financieros, es decir acciones o bonos. Acciones y bonos son como unos certificados que se compran en un mercado llamado Stock Market o Mercado de Valores, o también Bolsa de Valores. Es una forma de tener el dinero invertido en algo que dé más rendimiento, que pague más interés que si el dinero se dejara en el Banco. Se llaman “marketable” securities porque pueden ser vendidas con facilidad en la Bolsa y convertidas así en dinero.
Accounts Receivable: (Cuentas por Cobrar): es la cantidad que nos deben los clientes que compraron a crédito.
Notes Receivable: si un cliente firmó un promissory note (un pagaré) comprometiéndose a pagar lo que nos deben, esa deuda se anota como Notes Receivable, en lugar de como Accounts Receivable.
Las ventajas de reconocer en una Nota los Receivables son:
+    En las notas se suele cobrar un interés al cliente
+    Los términos de la venta y del crédito están más claros por escrito. Y sobre todo:
+    La Nota es negociable: puede venderse a alguien interesado y así se recupera el dinero de la deuda antes de que venza.

Inventories:  es el costo de la mercancía  que la empresa tiene guardada para venderla (finished goods) o para acabar de producirla (supplies, raw materials, y partially finished goods).
El costo de la mercancía incluye el precio al que se compró, más todos los gastos necesarios para poner esa mercancía en lugar y en condición lista para la la venta.
Prepaid expenses: Esta es una de las partidas más difíciles de entender de todos los Activos. El ejemplo más típico de Prepaid Expenses es la compra de una Póliza de Seguro de Propiedad. Si compramos un seguro de responsabilidad pública para el negocio, con esta compra lo que obtenemos es un derecho a estar protegidos por un año. Como ese derecho tiene un costo medible, lo contamos como activo. A medida que pasan los meses, iremos reduciendo el valor de ese activo. A este tipo de activos se les llama Intangible Assets, porque es un activo que no se puede tocar, como los otros, porque es un derecho.

Noncurrent Assets: son los activos que se espera que sean útiles por más de un año. Veámos los más comunes:

Property, Plant and Equipment, cost: Aquí se registra el costo de adquisición de todos los terrenos, edificios, maquinarias y equipo. El costo de adquisición no es solo su precio, sino todos los otros gastos que se hayan hecho para poner ese activo en condiciones de funcionar. Se incluyen por tanto los gastos de abogados y realtors, los costos de transportación del equipo, etc, como parte del costo del activo. Si la empresa construye su propio edificio, todos los costos de materiales, mano de obra y demás incurridos se suman para calcular el costo al que aparecerá ese edificio en el Balance Sheet. A estos activos se les llama Fixed Tangible Assets.

Accumulated Depreciation: La Depreciación es uno de los conceptos más difíciles de entender y de registrar de toda la Contabilidad Básica. Ahora solo vamos a dar una explicación intuitiva que nos permita seguir con nuestra lectura del Balance Sheet.

la cuenta de Accumulated Depreciation refleja “la porción del activo fijo que ya ha sido usada o consumida”.
Supongamos que compramos una máquina por $10,000, y que estimamos que nos va a durar 5 años, al cabo de los cuales no va a tener ningún valor. Por lo tanto podríamos pensar que esa máquina va perdiendo valor, a razón de $2,000 por año ($10,000/5 años). La Ley del Costo nos obliga a registrar esa máquina por su costo ($10,000), pero los contables reconocen que se debería hacer algo para reconocer la pérdida de valor de ese activo con el paso del tiempo. La solución a la que se ha llegado es anotar en el Balance Sheet los dos valores: el costo del activo (que aparece en la cuenta Property, Plant and Equipment, cost ) y su “valor depreciado” (que aparece en el Balance Sheet del Exhibit 1 como Property, Plant and Equipment – net).
La forma como se calcula el valor depreciado de un activo fijo puede ser un poco complicada. Pero básicamente lo que se hace es ir anotando cada año en una cuenta que se llama Accumulated Depreciation, la pérdida de valor que ha sufrido la máquina ese año. Ya hemos calculado que si la máquina costó $10,000 y estimamos que va a durar 5 años, entonces cada año está perdiendo aproximadamente $2,000 de valor. Si cuando estamos preparando el Balance Sheet ya han pasado tres años desde que se compró, entonces la cuenta de Accumulated Depreciation, tendrá un balance de $6,000 ($2,000 x 3 años). Podríamos decir que: Para calcular el Valor Neto o Valor Depreciado de la máquina, lo que hacemos es (como aparece en el Exhibit 2) restarle al Costo la cantidad de la Depreciación Acumulada:

Property, plant and Equipment, Cost    $26,946
less Accumulated Depreciation    $13,534
= Porperty, Pant , Equipment, net    $13,412

La cuenta de Accumulated Depreciation no es ni una cuenta de activo, ni una cuenta de pasivo.  Es lo que se llama una “contra-cuenta de activo”: una cuenta para ir reduciendo una cuenta de activo fijo (p. Ej. Maquinaria) sin tocar la cuenta original.  Como nos interesa que los fixed assets reflejen siempre el costo histórico del activo, lo que hacemos es anotar la pérdida de valor de ese activo en una cuenta aparte.  Esta “contra-cuenta de activo funciona como una cuenta de pasivo, en el sentido de que “crece por la derecha”: sus aumentos se anotan en el lado Crédito.

Investments: aquí se refleja el valor de las acciones y bonos que ha comprado la empresa, pero con la intención mantenerlos sin vender (mantenerlos “en cartera”) por más de un año. Si se compran con la intención de venderlos antes de un año se anotarían
en la cuenta de Marketable Securities, que es un activo corriente.

Patents and Trademarks: “Patente” es un derecho exclusivo a usar un invento. Si el invento fue de otra persona hay que pagarle una regalía. La cantidad que nuestra compañía pagó por comprar una patente se refleja como activo. Trademark o marca registrada, es el derecho a usar una marca (un nombre, un dibujo o un slogan). Si compramos una marca, su costo se registra como activo. Estos son ejemplo típicos de  activos intangibles.

Goodwill: si en nuestro Balance Sheet aparece esta cuenta significa que nuestra empresa ha comprado la propiedad de otra empresa. En teoría el precio que se debe pagar por una compañía es el valor de sus activos netos: Assets – Liabilities. (El explicar por qué éste debería ser el precio teórico,  nos haría detenernos aquí demasiado. Vamos a darlo por sentado). Pero en la práctica con frecuencia se paga por una empresa más que su valor en libros o bookvalue. ¿Cómo puede pagarse por una empresa más de lo que dicen sus libros, más que lo que valen sus activos netos? Porque cuando se compra una empresa en marcha (un going concern) se está comprando algo más que un conjunto de activos, unas máquinas, un inventario, etc.
Un negocio en marcha vale más que sus activos netos, porque ya tiene unos contactos establecidos con clientes y suplidores, ya es conocido por mucha gente, ya tiene una organización y unos procedimientos establecidos. Y todo esto tiene un valor, aunque no esté registrado en los libros de la empresa (porque no se ha pagado por ello, y no tienen un costo medible; no cumplen con la Ley del Costo). Pero cuando unos inversionistas van a comprar una empresa establecida saben que eso tiene un valor y están dispuestos a pagar por ello; están dispuestos a pagar por ella más de su bookvalue.

Si nuestra empresa compra otra, los activos de ésta se anotan en nuestro Balance Sheet, al igual que sus pasivos. Pero ¿cómo anotamos el exceso que pagamos? Como un nuevo activo intangible que llamaremos Goodwill.
Pero ¿por qué nuestra empresa si puede registrar el valor que tiene esa “buena reputación y relaciones establecidas” del negocio que compramos, si hemos dicho que el negocio comprado no podía anotarla como activo? Porque nuestra empresa sí ha pagado por ella, y tiene por tanto un costo medible.
Liabilities y Equities: la columna de la derecha del Balance Sheet está dividida en dos apartados:       a) Liabilities (current y non current) y b) Equities. Hemos bautizado a toda esta columna derecha con un nombre que engloba a estas dos categorías: “Obligaciones”.

Analicemos entonces lo que significan las distintas cuentas que aparecen en esta columna de Obligaciones:

Current Liabilities: son deudas que vencen (que hay que pagarlas) en menos de un año.

Accounts Payable: (Cuentas por Pagar) es la cantidad de dinero que nuestra empresa debía a los suplidores, en la fecha del Balance Sheet.

Notes Payable: son deudas con suplidores que han sido reconocidas firmando una nota o pagaré. Un pagaré es una promesa de pago en la que se reconoce formalmente la cantidad adeudada y la fecha o fechas en las que se saldará esa cantidad.

Bank Loan Payable:  es el balance de los préstamos que teníamos con Bancos. Este balance solo incluye lo que debíamos del principal del préstamo. Los intereses-no-vencidos  no son un pasivo, no son deuda; si liquidásemos un préstamo anticipadamente solo tendríamos que pagar  el principal pendiente (y quizás algún cargo especial). Los intereses son el precio de alquilar el dinero, y no son deuda hasta que no ha trascurrido cada mes, cada período

Estimated Tax Liabilities o Income Tax Payable: es la cantidad que se debe al gobierno por contribuciones que ya se calcularon pero que todavía no se le han pagado.

Current Portion of Long Term Debt: si nuestra empresa tiene un préstamo con un balance de $2,500,000, a 7 años, no todo esa deuda se clasificará como non current liability. Si estamos pagando el préstamo mensualmente, con un pago de $41,667 de principal (sin contar los intereses) esto significa que, de aquí a un año tendremos que pagar $500,000 ($41,667 x 12 meses). A la parte del préstamo que vence en menos de un año se le llama Current Portion of Long Term Debt (Porción Corriente de la Deuda a Largo), y se clasifica como activo corriente.

Noncurrent Liabilities: este apartado se incluyen las deudas que vencen después de un año. Veamos algunas de las que suelen aparecer en un balance sheet:

Long Term Debt, Net:  deuda que vence a más de un año restándole la porción corriente, que vence en el próximo año.
Esto de dividir un pasivo en porción corriente y no corriente, no se hace con los activos. Una póliza de seguro de dos años por $2,000 será anotada como activo corriente.

Deferred Income Tax: Es una posible deuda que nuestro contables han calculado que podríamos tener con el gobierno, porque las contribuciones que pagamos usando el sistema de contabilidad (las instrucciones) de Hacienda, fueron menos de lo que deberíamos haber pagado usando nuestro sistema de contabilidad. Pero ¿por qué reconocer una deuda, si Hacienda no la ha reconocido? Porque se ha visto que a la larga los dos sistemas acaban computando las mismas contribuciones, y si sabemos que tendremos que hacer un pago en el futuro, tenemos que reconocer esa deuda ahora.
Esta forma tan curiosa de trabajar viene del Conservatism Principle, o Ley del Conservadurismo, que vimos al estudiar el Income Statement y que dice que “hay que llevar la contabilidad de forma que las ganancias sean lo más conservadoras o seguras posibles . Esto se traduce en que los ingresos se contabilizan solo cuando son razonablemente ciertos; los gastos se contabilizan en cuanto que son razonablemente probables”.

Equities: el segundo gran apartado que tiene la parte derecha del Balance Sheet es el de Equity. Este a su vez se divide en dos subapartados: a) Paid-in Capital y b) Retained Earnings.

Paid-in Capital: es la cantidad de fondos que los dueños han aportado a la empresa. Esta aportación pudo haberse hecho cuando de fundó la empresa, o en cualquier momento posterior.
Si la compañía es una corporación, esta aportación de fondos se suele hacer comprando unos certificados que se llaman Acciones. Muchas veces estas acciones pueden negociarse, y venderse a otras personas, sin que esto afecte para nada a la corporación. Esta facilidad de recuperar lo invertido es una de las ventajas de incorporar los negocios.

Si se han emitido acciones, entonces la cuenta de Paid-in-Capital de divide en dos:

Common Stock, par value: cuando se emite una acción (cuando se imprimen esos certificados) se les pone un valor nominal, es decir, un valor simbólico, que muchas veces es de $1 por acción. Pero luego el precio que tengan cuando la empresa lo venda a los inversionistas va a ser distinto, y dependerá de la demanda de acciones que haya. Por eso el par value de una acción ya no tiene ningún significado. Es una reminiscencia que los tiempos en los que los accionistas quedaban obligados si compraban acciones por debajo de su valor par. Ahora eso ya no aplica, pero ha quedado la curiosa costumbre en Contabilidad de anotar el par value de las acciones emitidas en esta cuenta de Common Stock, par value.

Other Paid-in Capital: En esta cuenta se anota lo que los dueños han aportado por encima del valor par. Sumando esta cantidad con el par value obtenemos el Total Paid-in Capital, que es la aportación total de los propietarios al negocio.

Retained Earnings: Hemos dicho que las ganancias que la empresa genere (lo que queda después de todos los gastos) pertenecen totalmente a los dueños. Por eso en cuanto que los contables determinan que ha habido una ganancia al final del año, tienen que reconocer una “deuda” con los propietarios. Esta deuda se llama Retained
Earnings. Luego, cuando la empresa le entregue esas ganancias a los dueños, esa deuda se reduce.
Se llaman dividendos a los pagos que la empresa hace a los accionistas por las ganancias retenidas. Por lo tanto:

Retained Earnings = Earnings – Dividends

Retained Earnings es la suma de todas las ganancias desde el año en que la empresa se fundó hasta ahora, restándole todos los dividendos o retiros que hicieron sus dueños.
Retained Earnings no es un fondo de cash que la empresa disponga por haber tenido ganancias. Cash es un activo y Retained Earnings es un pasivo (una obligación). Si en el Balance Sheet aparecen unos Retained Earnings de $100,000 esto significa que, del total de los activos, una parte ha sido conseguida gracias a que los dueños dejaron en la entidad $100,000 de las ganancias de años anteriores.

Una empresa puede tener tres tipos de dueños:

a)    Sole propiertorship: negocio individual

b)    Partnership: los dueños son una sociedad de individuos no incorporada

c)    Corporation: los dueños son unos accionistas o stockholders que han comprado acciones de la corporación.

Efecto de distintas transacciones en el Balance Sheet
Para entender todavía mejor lo que está reflejando un Balance Sheet vamos a hacer un ejercicio clásico en Contabilidad, que consiste en ir anotando distintas transacciones directamente en los Estados Financieros. Consiste en ver cómo después de cada transacción se van afectando los Estados. Este ejercicio, aunque no ayuda a aprender bookkeping (cómo hacer anotaciones contables),  ayuda mucho a entender mejor los estados y, sobre todo, la lógica de la Contabilidad.

El 2 de enero de 1996 José López decide empezar un negocio de venta de computadoras: Compumart.

Transacción # 1:     El primer paso es abrir una cuenta en el Banco a nombre de Compumart y depositar $15,000 para poder hacerle frente a los primeros gastos del negocio. ¿Cómo quedaría el Balance Sheet de Compumart después de esta primera transacción?

Compumart
Balance Sheet as of January 2      

Assets   
Liabilities and Equities      

Cash   
15,000   
Capital   
15,000      

Total Assets   
15,000   
Total Liabilities and Equities   
15,000     

Transacción # 2:     En enero 3, compra computadoras para la venta, por $5,000, y le paga la suplidor con un cheque de su nueva cuenta de banco:

Compumart
Balance Sheet as of January 3      

Assets   
Liabilities and Equities      

Cash    
10,000   
Capital   
15,000      

Inventory   
5,000   

Total Assets   
15,000   
Total Liabilities and Equities   
15,000     

Transacción # 3:     En enero 4 vende su primera computadora en $2,500. Esa computadora le había costado $2,000. La vendió cash:
Para poder registrar esta transacción hemos de tener en cuenta varias cosas:
Los ingresos son aumentos de nuestro equity. Los gastos son una disminución. Esta transacción tiene un ingreso y un gasto (y, por tanto, una ganancia). El ingreso es lo que no dieron por la maquina: $2,500. El gasto asociado con ese ingreso es el costo de la computadora $2,000. Cuando se compró el 3 de enero la computadora no se registró ningún gasto, ninguna disminución de Capital, solo hubo un cambio de una activo -Cash- por otro activo -Inventario-. Es hoy, cuando se produce la venta, que se va a registrar el costo de la computadora. Por lo tanto el Capital aumenta por $2,500 y disminuye por $2,000:

Teniendo en cuenta esto, el Balance Sheet al final del día 4 quedaría así:

Compumart
Balance Sheet as of January 4      

Assets   
Liabilities and Equities      

Cash   
12,500   
Capital   
15,500      

Inventory   
3,000   

Total Assets   
15,500   
Total Liabilities and Equities   
15,500     

Transacción # 4:     En enero 6 compró otra computadora al suplidor, que le costó $1,000. En vez de pagarla cash, acordó pagársela en 30 días:

Compumart
Balance Sheet as of January 6      

Assets   
Liabilities and Equities      

Cash   
$12,500   
Accounts Payable   
$1,000      

Inventory   
4,000   
Capital   
15,500      

Total Assets   
16,500   
Total Liabilities and Equities   
16,500     

Transacción # 5:     En enero 7 un cliente le compró una computadora por $1,500. Su costo era de $1,000. Se la llevó fiada:

Compumart
Balance Sheet as of January 7      

Assets   
Liabilities and Equities      

Cash   
$12,500   
Accounts Payable   
$1,000      

Inventory   
3,000   
Capital   
16,000      

Accounts Receivable   
1,500   

Total Assets   
17,000   
Total Liabilities and Equities   
17,000     

Transacción # 6:     El 8 de enero decide llevarse a su casa una de las computadoras, para regalársela a su hija. La computadora le había costado $400 tenía un precio de venta al público de $600:
Esto sería un retiro de capital: ha usado recursos del negocio para usos personales. Se reduce por tanto la cuenta de Capital
Se contabiliza el valor de lo retirado por su costo, no por su precio de venta, porque por su costo era que estaba anotado en la cuenta de inventario.

Compumart
Balance Sheet as of January 8      

Assets   
Liabilities and Equities      

Cash   
$12,500   
Accounts Payable   
$1,000      

Inventory   
2,600   
Capital   
15,600      

Accounts Receivable   
1,500   

Total Assets   
16,600   
Total Liabilities and Equities   
16,600     

Transacción # 7:     En enero 9, compra un terreno que costaba $6,000. Da $1,500 de pronto, y los otros $4,500 financia con una hipoteca:
A la deuda que se nos va a crear con el banco la llamaremos Mortgage Payable:

Compumart
Balance Sheet as of January 9      

Assets   
Liabilities and Equities      

Cash   
$11,000   
Accounts Payable   
$1,000      

Inventory   
2,600   
Mortgage Payable   
4,500      

Accounts Receivable   
1,500   
Capital   
15,600      

Land   
6,000   

Total Assets   
21,100   
Total Liabilities and Equities   
21,100     

Transacción # 8:     En enero 10 el cliente que se había llevado la computadora fiada le abona $300:
Esto no es un ingreso sino un cobro. Por eso no aumenta el Capital, sino que es un simple cambio de un activo por otro.

Compumart
Balance Sheet as of January 10      

Assets   
Liabilities and Equitie
s      

Cash   
$11,300   
Accounts Payable   
$1,000      

Inventory   
2,600   
Mortgage Payable   
4,500      

Accounts Receivable   
1,200   
Capital    
15,600      

Land   
6,000   

Total Assets   
21,100   
Total Liabilities and Equities   
21,100     

Transacción # 9:     En enero 11, paga con cheque la factura del teléfono por $200 ¿cómo se reflejaría esto en el Balance Sheet?
Se trata de una gasto: disminuye directamente la cuenta de Capital:

Compumart
Balance Sheet as of January 10      

Assets   
Liabilities and Equities      

Cash   
$11,100   
Accounts Payable   
$1,000      

Inventory   
2,600   
Mortgage Payable   
4,500      

Accounts Receivable   
1,200   
Capital    
15,400      

Land   
6,000   

Total Assets   
20,900   
Total Liabilities and Equities   
20,900     

el Income Statement es una descripción detallada de los aumentos y disminuciones que ha tenido el Capital de la empresa durante el año.
Aquí observamos entonces cuál es la relación fundamental que existe entre el Balance Sheet y el Income Statement:

Habremos notado que este sistema de llevar la Contabilidad a base de hacer para cada transacción una modificación al Balance Sheet, es completamente impráctico. Es obvio que deben de existir otros sistemas de llevar transacciones más eficientes.
Capítulo 3
Cómo Llevar la Contabilidad de un Negocio
El título de esta sección podría ser también “Cómo Preparar unos Estados Financieros” si se añadiera “partiendo de los libros de la compañía”.

Hay dos formas de preparar estados:

a)    Compilación: consiste en que el dueño de la empresa va donde un contable y le dice lo que la empresa tiene y lo que debe; lo que ingresó y lo que gastó. El contable pone esa información en le formato de un Balance Sheet y de un Income Statement. Si el dueño lo desea, el contable puede hacer alguna exploración para asegurarse de que la información es verídica. Si hace esto el contable puede expresar alguna opinión al principio de los estados, lo que les da más valor:
Estados revisados, son aquellos en los que el contable certifica que se ha asegurado de que la información que le presenta el cliente está de acuerdo con  los Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), o Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Estados auditados, son aquellos en los que el contable certifica que reflejan razonablemente la realidad del negocio. Para poder certificar esto el contable hace una inspección de una muestra (sample) razonable de los records del negocio.
b)    Bookkeeping: el contable va registrando día a día todas las transacciones de la empresa, y al final del trimestre o del año prepara un resumen de esas transacciones que son los Estados Financieros.
Con lo que hemos aprendido hasta ahora estamos teóricamente en condiciones de poder hacer una Compilación de Estados Financieros.
En este capítulo vamos a aprender cómo llevar la Contabilidad de un negocio, cómo hacer el bookkeeping. Esta tarea consiste de dos etapas fundamentales:

1)    Registrar las distintas transacciones que ocurren cada día en el negocio.

2)    Resumir esas transacciones en el formato de los Estados Financieros.
Para anotar las distintas transacciones se usan unos registros que se llaman “cuentas”. Estas cuentas se usan luego en dos libros, uno llamado General Ledger, y otro llamado General Journal.
Cómo usar una Cuenta
Para aprender a llevar la contabilidad de una empresa tenemos que aprender, en primer lugar, cómo funciona una “Cuenta”. Para cada item del Balance Sheet (Cash, Accounts Receivable, etc.) y del Income Statement (Sales, Salaries, Rent, etc.) se abre una cuenta, que es como una hoja en la que se van anotando todas las transacciones que afectan a ese item.
Para las cuentas del Balance Sheet, por ejemplo Petty Cash, anotamos al principio de año su balance inicial: cuánto  cash había en la Caja el primer día del año. Luego vamos anotando los aumentos y las disminuciones (las transacciones) que va habiendo en el cash, y así al final del año esa cuenta tendrá un balance final, que debe coincidir —si se llevó bien el bookkeeping,  y nadie robó dinero— con lo que haya físicamente dentro de la Caja.
Las cuentas del Income Statement las empezamos cada año desde cero, sin balance inicial. En la cuenta de Teléfono, se anotan cada uno de los gastos de teléfono que hubo durante el año. Se empieza desde cero, en cada período, porque no nos interesa cuánto se gastó en teléfono desde que empezó la compañía, sino desde principio de año.
Existe una técnica muy curiosa de hacer las anotaciones en las cuentas, que se llama el “Sistema de Doble Entrada” o Double-entry Accounting System, cuya paternidad se le atribuye al fraile italiano Lucca Paccioli, en el siglo XVI. Se llama de doble entrada porque consiste en que cada transacción se anota en dos cuentas, al menos.

Cada cuenta se divide en dos mitades como aparece en la siguiente figura:

Cash      

(Débito=Izquierda)   
(Crédito=Derecha)      

Al lado izquierdo se le llama Débito y la derecho Crédito. Y estos nombres, aunque parezcan tener algún significado comercial, sólo significan: izquierda y derecha.

De igual modo en Contabilidad la palabra Debitar solo significa “anotar en el lado izquierdo de una cuenta” y paralelamente Acreditar, aunque suene a algo así como darle un préstamo a alguien, quiere decir sencillamente “anotar en lado derecho”.
Y ¿para qué se divide la cuenta en esa dos partes? Para anotar en un lado los aumentos que tenga esa cuenta, y en otra las disminuciones. ¿Cuál es el lado de los aumentos: el izquierdo o el derecho? Va a depender de si la cuenta es de Activos o de Pasivos (Obligaciones), de Gastos o de Ingresos.
La regla de oro para el funcionamiento de las cuentas es :“los incrementos de las cuentas se anotan en el lado en donde esa cuenta esté ubicada en el Balance Sheet”

Esto quiere decir que:
a)    Los aumentos de Activos se anotan en la izquierda (débito)
b)    Los aumentos de Obligaciones (Pasivos y Capital) se anotan en a derecha (crédito).
c)    Las disminuciones de cuentas de Activos se anotan a la derecha (crédito)
d)    Las disminuciones de Pasivos se “debitan”: se anotan a la izquierda.
Y ¿cómo aumentan los Ingresos y los Gastos? Si tuviéramos una visión clara de la Contabilidad veríamos que los Gastos son una forma de Activos: los Gastos son “Costos ya consumidos” y los Activos son “Costos sin consumir”. Por lo tanto los aumentos de Gastos se anotan en la izquierda.
Tenemos que reconocer que al empezar a estudiar Contabilidad es difícil ver los Gastos como Activos y, más difícil aún, ver los Ingresos como Pasivos. Puede servirnos de ayuda el recordar que los ingresos son un aumento del Capital (equity), y deben por lo tanto funcionar como una cuenta de Obligaciones: aumentar por la derecha.
a)    Los Ingresos aumentan por la derecha
b)    Los Gastos se anotan en el débito (izquierda).
Resumiendo:

Veamos con un ejercicio si ha entendido en funcionamiento de las Cuentas: Cuando el Banco le escribe a un cliente diciendo “estamos debitando su cuenta corriente”, ¿qué quiere esto decir? Primero tenemos que caer en la cuenta de que los dueños de cuent
as corrientes son un pasivo para el banco: el Banco les debe el dinero que ellos han depositado en sus cuentas. Por esto, si el Banco está debitando una cuenta de pasivo, esto ¿qué quiere decir, que están aumentando o disminuyendo el balance? Por ser pasivo, esto significa que al debitarla la están disminuyendo. Esto podría ser porque el cliente ha retirado dinero o, más típicamente, que el Banco está haciendo algún cargo y lo está cobrando a base de reducir el balance de esa cuenta corriente.
Cuáles son los Libros que se usan para llevar una Contabilidad
Un familiar suyo tiene una pequeña tienda de ropa. En estos primeros meses nunca ha llevado una contabilidad, pero en este nuevo año, por recomendaciones repetidas de su banquero, está dispuesto a empezar a organizarse. El sabe que usted ha tomado este curso de Contabilidad, y le  pide que sea usted el que le lleve los libros. Para ello le entrega todos los cheques y todas las facturas (evidencias de todos los ingresos y gastos) del último trimestre. ¿Cómo haría usted para registrar estas transacciones y poder así construir los Estados?

Quizás usted piense, como una primera opción, en comprar un programa de computadora para llevar contabilidades. En ese programa usted le entraría los datos de cada cheque y depósito, y le daría al botón de imprimir los estados trimestrales. Esto en teoría podría funcionar, pero en la práctica, si usted no conoce el poceso de bookkeeping, cometería tantos errores que los estados no reflejarían la realidad. Además así sólo podría llevar la contabilidad Cash Basis, sólo registraría los cheques y depósitos, y no sabría hacer las entradas que se necesitan para construir los Estados Accrual Basis. Es decir, no sabría anotar las transacciones que no se traduzcan en cobros ni pagos.

Por esto es que vamos a aprender a llevar una contabilidad manual: no es porque la vaya a usar alguna vez, sino porque así es como se aprende la lógica del bookkeeping, que es la lógica de la Contabilidad..

Para llevar una contabilidad se usan principalmente dos libros:
1)    El General Ledger es un libro que tiene una página para cada una de las cuentas que van a aparecer en los Estados, tanto las cuentas de Activos o Pasivos, como las de Ingresos y Gastos. Una página del ledger tiene un formato parecido al de la figura siguiente:

General Ledger      

Account   CASH    Acco. #: 101      

Date   
Explanation   
Debit   
Credit   
Balance      

Jan 2   
Begining Balance   

12,000      

Jan 4   
Inventory Purchase   

1,400   
10,600      

2) El General Journal es un libro donde se van anotando diariamente cada transacción que ocurre en la empresa. No se usa una página para cada cuenta como se hace en el ledger, sino que se van anotando todas las transacciones seguidas. Es como un “diario” de lo que está pasando en la empresa. Su formato es parecido a este:

JOURNAL      

Date   
Accounts   
Ref   
Debit   
Credit      
Jan 12    Inventory        1,400          
Cash            1,400      
Jan 13                      

¿Cómo se anotan las transacciones en el Journal?: el sistema de Double Entry
Después de haber creado el general ledger vamos a tomar el journal, y a empezar a anotar una por una las transacciones que vaya teniendo el negocio.

Esta es la parte más original de la Contabilidad, la parte donde más se separa del lenguaje ordinario. Veamos cómo se anotaría la siguiente transacción: “En enero 12 se compran $1,400 de inventario. Se pagan al contado (cash)”. La anotación que se haría en el jornal luciría así:

JOURNAL      

Date   
Accounts   
Ref   
Debit   
Credit      
Jan 12    Inventory        1,400          
Cash            1,400     

El jornal es un libro que se lleva para no tener que ir anotando directamente cada transacción en las cuentas del ledger. Pero vemos que la transacción que hemos registrado se va a anotar en dos cuentas: en la de Inventario y en la de Cash. Concretamente vamos a apuntar $1,400 en el Débito (la izquierda) de la cuenta de Inventario y otros $1,400 a la derecha de la cuenta de Cash.

Expliquemos ahora por qué hacemos esto.

En Contabilidad, para anotar una transacción, se sigue el “Sistema de Doble Entrada” o Double Entry System. Este sistema, establece que al registrar una transacción hay que hacerlo siempre “por partida doble”. Esto se traduce en que hay que ajustarse a tres reglas:

1)    Cada transacción debe anotarse en dos cuentas o más. Vemos como aquí se anotaron los $1,400 tanto en la cuenta de Inventario como en la de Cash.
2)    La suma de lo que se anote en los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Vemos como tanto débitos como créditos de la transacción suman ambos $1,400.
3)    Después de registrarse la transacción debe de seguir cumpliéndose la Ecuación Fundamental de la Contabilidad: Activos = Obligaciones, o más conocida bajo la forma Assets = Liabilities + Equities.
Cómo se construyen los Estados Financieros a partir de las transacciones registradas en el Journal
Primer paso: se prepara el Ledger para empezar una Contabilidad: el Chart of Accounts

El primer paso para llevar una contabilidad es “abrir” una cuenta en el general ledger  para cada activo y pasivo que poseemos. “Abrir una cuenta” es sencillamente escribir en la parte de arriba de una página del ledger (véase la Figura) el nombre del activo o pasivo (por ejemplo “Equipo de Oficina” o “Préstamo con Banco Popular”). También se abren cuentas (se le escribe el nombre a la página del ledger) para cada ingreso y gasto que se prevea que habrá ese año.

Teóricamente no hay inconveniente en ir abriendo cuentas nuevas de ledger  según se van necesitando: cuando vayan apareciendo transacciones que afecten a esa cuenta. Pero normalmente se usan solo las cuentas que se abrieron al principio porque esas suelen ser las que se tenían años anteriores, y es posible que el presupuesto del negocio esté hecho con esas cuentas. Además es interesante usar siempre las mismas cuentas para poder comparar un año con los otros.

Normalmente a las cuentas se les asigna un número, para poder referirse a ellas con más exactitud y rapidez. Al conjunto de todas las cuentas que usa una empresa se le llama el chart of accounts.

Una vez que hemos abierto las cuentas, el siguiente paso es anotar los balances iniciales de cada cuenta, es decir, cuál era su balance a principio de año, o del período que estemos usando.

Sólo pueden tener algún balance inicial las cuentas de activo y de pasivo o capital. Las cuentas de ingresos y gastos no tienen balance al empezar el año porque, como veremos, a final de año su balance se “traspasa” a la cuenta de Capital o Retained Earnings; (recuérdese que los ingresos son aumentos de capital y los gastos son disminución). Además no nos interesa acumular un registro de todos los gastos desde que empezó la empresa, sino desde principio de año.

Es importante anotar los balances iniciales en el lado correcto de cada cuenta: para las cuentas de activo, el lado izquierdo (el lado “débito”); para las cuentas de pasivo, el lado derecho (“crédito”).

Como realmente se entenderá esta parte es cuando se practique repetidamente el ejercicio de anotar distintos tipos de transacciones en el journal. Después de haber practicado, este apartado, y todo este capítulo, quedará mucho más claro
.

Segundo Paso: Posting: Se Copian las transacciones del Journal al General Ledger

Durante todo el trimestre hemos ido anotando transacciones en el journal. Ahora queremos construir unos Estados que nos reflejen la situación de la empresa al acabar el trimestre (Balance Sheet) y los ingresos y gastos durante ese trimestre (Income Statement).

Para eso vamos a realizar lo que se llama el cierre de libros al final del período. El primer paso en ese cierre se llama el posting, que consiste en ir copiando las transacciones desde el journal la ledger.

Recordemos cómo es que aparecen las transacciones en el journal:

JOURNAL      

Trans #   
Date   
Accounts   
Post?   
Debit   
Credit      
003    Jan 12    Inventory    Ö    1,400          
Cash    Ö        1,400     

Vimos que cada transacción afecta a por lo menos dos cuentas. En este caso a la de Cash y a la de Inventory.  Postear consiste en ir copiando la cantidad que aparece en cada línea del journal a la cuenta del ledger que aparece en esa línea. Y, muy importante, se copia en el mismo lado de la cuenta de ledger (débito o crédito) en que aparezca en el journal.

En el caso de esta transacción tendríamos que hacer estas anotaciones en las dos cuentas de ledger:

General Ledger      

Account   CASH    Acco. #: 101      

Date   
Explanation   
Ref   
Debit   
Credit      

Jan 12   
Inventory Purchase   
003   

1,400      

Account   INVENTORY    Acco. #: 302      

Date   
Explanation   
Ref. #   
Debit   
Credit      

Jan 12   
Inventory Purchase   
3   
1400   

Al anotar la transacción se hace un check-mark en el jornal para indicar que ya se “posteó” esa transacción, y en el ledger se anota en número de referencia de la transacción en el journal. Así de puede localizar dónde fue que se originó cada transacción en el journal
.
De esta forma se van marcando todas las transacciones que aparezcan en el jornal hasta la fecha del cierre de los libros.

Tercer Paso: Se Prepara un Trial Balance

Un Trial Balance en un listado de todas las cuentas del ledger con su balance a la fecha del cierre. En la siguiente figura aparece un ejemplo:

Gardsen Company
Trial Balance
December 31, 19X6      

Debit    Credit              

Cash    $1,499      

Marketable Securities    246      

Accounts Receivable, net    9,944      

Inventories    10,623      

Prepaid Expenses    389      

Property, Plant, Equipment, cost    26,946      

Accumulated Depreciation        13,534      

Investments    1,110      

Patents and Trademarks    403      

Goodwill    663      

Accounts Payable        5,602      

Bank Loan Payable        1,000      

Accrued Liabilities        876      

Estimated Tax Liability        1,541      

Long-term Debt        2,500      

Deferred Income Taxes        824      

Common stock        1,000      

Other Paid-in Capital        11,256      

Retained Earnings        13,640      

Sales        75,478      

Purchases    52,227      

Wages    8,345      

Utilities    1,092      

Rent    345      

Insurance    657      

Professional Services    112      

Laundry    234      

TOTALS    $103,345    $103,345     
Las dos columnas del Trial Balance, tienen que sumar lo mismo. Esto se debe a que en todas las transacciones se anotó la misma cantidad en el Débito que en el Crédito. Si no suman lo mismo, esto significa que hubo algún error: o al registrar las transacciones en el journal o al postearlas en el ledger. Por eso se usa mucho este estado como comprobante de qué errores se cometieron en el bookkeping.

Cuarto Paso: Se hacen los Adjusting Entries

Esta es probablemente una de las fases más complicadas del proceso de bookkeping. La finalidad de estos adjusting entries que los estados se reflejen accrual basis, en vez de cash basis.

Para esto lo que se hace es:

1)    Eliminar los Cobros que no hayan sido Ingresos, y reconocer los Ingresos que no hayan sido cobrados
2)    Eliminar los Pagos que no han sido Gastos del período, y reconocer ciertos Gastos que no se han reflejado como Pagos.

Se suele decir que hay dos tipos de adjusting entries:

a)    Deferrals: son ajustes que se realizan porque se ha hecho algún pago o algún cobro antes de haber recibido o dado la mercancía o servicio. Por ejemplo, se ha pagado le renta de todo un año, pero solo se ha usado el local por tres meses. Cuando se hizo el pago, ese cheque de $12,000 se cargó íntegro a la cuenta de Renta. Ahora hay que hacer un ajuste para que solo aparezca como gasto de renta solo los $3,000 que corresponden a este trimestre.
Los deferrals más típicos que se suelen hacer al final del período son:
+    Prepaid Expenses: para eliminar gastos anticipados, que ya se pagaron pero que corresponden a períodos futuros.
+    Prepaid Income: para eliminar ingresos que ya se han cobrado pero que son de períodos futuros. Es el dinero que los clientes dieron cómo anticipo o depósito antes de que se les entregara la mercancía o se les diera el servicio. Este dinero normalmente se clasifica como Advances from Customers, Unearned Revenues o Prepaid Income
+    Depreciation: para reflejar el gasto de depreciación, que no se ha reflejado en ningún pago, pero que es un desgaste real que han sufrido los activos fijos en el período.
b)    Accruals: son ajustes que se hacen para registrar algunos ingresos o gastos que no han sido registrados porque no se ha hecho ningún pago o cobro, porque no ha habido movimiento de efectivo. Por ejemplo, el día 2 de enero se pagan los salarios de diciembre. En el Income Statement del 31 de diciembre no aparecerían esos salarios, porque no se ha hecho el pago. Y sin embargo lo más apropiado es que aparezcan en diciembre, porque esos trabajo se realizaron en ese mes. Hay que hacer entonces un adjusting entry con fecha de 31 de diciembre, para reconocer un gasto de salarios, aunque no haya habido el pago correspondiente.
Los accruals más típicos son:
+    Interest Expense: hay que reconocer como gasto los intereses que se hayan generado por los préstamos que debemos, aunque esos intereses todavía no nos hayan sido cargados.
+    Salaries Expenses: es el caso de salarios ya gastados pero no pagados que pusimos en el ejemplo anterior.
Quinto Paso: Preparar los Estados Financieros a partir del Trial Balance ajustado
.
Este es el paso más sencillo de todo el proceso contable. El trial balance ajustado es el que queda después de haber anotado los adjusting entries que explicamos en el apartado anterior.

Su formato es exactamente igual que el unadjusted trial balance  de la página 42. Lo único que tenemos que hacer es copiar los balances de esas cuentas
, agrupándolas en el formato del Income Statement y del Balance Sheet que vimos en los primeros capítulos.

Y con esto ya tenemos lo que estábamos buscando: unos Estados Financieros que reflejen la situación de nuestro negocio.

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