Cómo Llevar la Contabilidad de un Negocio – Cap 3 – Contabilidad al Alcance de Cualquiera

 

Contabilidad al Alcance de Cualquiera,Capítulo 3

Cómo Llevar la Contabilidad de un Negocio

El título de esta sección podría ser también “Cómo Preparar unos Estados Financieros” si se añadiera “partiendo de los libros de la compañía”.

Hay dos formas de preparar estados:

a) Compilación: consiste en que el dueño de la empresa va donde un contable y le dice lo que la empresa tiene y lo que debe; lo que ingresó y lo que gastó. El contable pone esa información en le formato de un Balance Sheet y de un Income Statement. Si el dueño lo desea, el contable puede hacer alguna exploración para asegurarse de que la información es verídica. Si hace esto el contable puede expresar alguna opinión al principio de los estados, lo que les da más valor:

Estados revisados, son aquellos en los que el contable certifica que se ha asegurado de que la información que le presenta el cliente está de acuerdo con los Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), o Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Estados auditados, son aquellos en los que el contable certifica que reflejan razonablemente la realidad del negocio. Para poder certificar esto el contable hace una inspección de una muestra (sample) razonable de los records del negocio.

b) Bookkeeping: el contable va registrando día a día todas las transacciones de la empresa, y al final del trimestre o del año prepara un resumen de esas transacciones que son los Estados Financieros.

Con lo que hemos aprendido hasta ahora estamos teóricamente en condiciones de poder hacer una Compilación de Estados Financieros.

En este capítulo vamos a aprender cómo llevar la Contabilidad de un negocio, cómo hacer el bookkeeping. Esta tarea consiste de dos etapas fundamentales:

1) Registrar las distintas transacciones que ocurren cada día en el negocio.

2) Resumir esas transacciones en el formato de los Estados Financieros.

Para anotar las distintas transacciones se usan unos registros que se llaman “cuentas”. Estas cuentas se usan luego en dos libros, uno llamado General Ledger, y otro llamado General Journal.

Cómo usar una Cuenta

Para aprender a llevar la contabilidad de una empresa tenemos que aprender, en primer lugar, cómo funciona una “Cuenta”. Para cada item del Balance Sheet (Cash, Accounts Receivable, etc.) y del Income Statement (Sales, Salaries, Rent, etc.) se abre una cuenta, que es como una hoja en la que se van anotando todas las transacciones que afectan a ese item.

Para las cuentas del Balance Sheet, por ejemplo Petty Cash, anotamos al principio de año su balance inicial: cuánto cash había en la Caja el primer día del año. Luego vamos anotando los aumentos y las disminuciones (las transacciones) que va habiendo en el cash, y así al final del año esa cuenta tendrá un balance final, que debe coincidir —si se llevó bien el bookkeeping, y nadie robó dinero— con lo que haya físicamente dentro de la Caja.

Las cuentas del Income Statement las empezamos cada año desde cero, sin balance inicial. En la cuenta de Teléfono, se anotan cada uno de los gastos de teléfono que hubo durante el año. Se empieza desde cero, en cada período, porque no nos interesa cuánto se gastó en teléfono desde que empezó la compañía, sino desde principio de año.

Existe una técnica muy curiosa de hacer las anotaciones en las cuentas, que se llama el “Sistema de Doble Entrada” o Double-entry Accounting System, cuya paternidad se le atribuye al fraile italiano Lucca Paccioli, en el siglo XVI. Se llama de doble entrada porque consiste en que cada transacción se anota en dos cuentas, al menos.

Cada cuenta se divide en dos mitades como aparece en la siguiente figura:

Cash
(Débito=Izquierda)	(Crédito=Derecha)

Al lado izquierdo se le llama Débito y la derecho Crédito. Y estos nombres, aunque parezcan tener algún significado comercial, sólo significan: izquierda y derecha.

De igual modo en Contabilidad la palabra Debitar solo significa “anotar en el lado izquierdo de una cuenta” y paralelamente Acreditar,
aunque suene a algo así como darle un préstamo a alguien, quiere decir sencillamente “anotar en lado derecho”.

Y ¿para qué se divide la cuenta en esa dos partes? Para anotar en un lado los aumentos que tenga esa cuenta, y en otra las disminuciones. ¿Cuál es el lado de los aumentos: el izquierdo o el derecho? Va a depender de si la cuenta es de Activos o de Pasivos (Obligaciones), de Gastos o de Ingresos.

 

Esto quiere decir que:

a) Los aumentos de Activos se anotan en la izquierda (débito)

b) Los aumentos de Obligaciones (Pasivos y Capital) se anotan en a derecha (crédito).

c) Las disminuciones de cuentas de Activos se anotan a la derecha (crédito)

d) Las disminuciones de Pasivos se “debitan”: se anotan a la izquierda.

Y ¿cómo aumentan los Ingresos y los Gastos? Si tuviéramos una visión clara de la Contabilidad veríamos que los Gastos son una forma de Activos: los Gastos son “Costos ya consumidos” y los Activos son “Costos sin consumir”. Por lo tanto los aumentos de Gastos se anotan en la izquierda.

Tenemos que reconocer que al empezar a estudiar Contabilidad es difícil ver los Gastos como Activos y, más difícil aún, ver los Ingresos como Pasivos. Puede servirnos de ayuda el recordar que los ingresos son un aumento del Capital (equity), y deben por lo tanto funcionar como una cuenta de Obligaciones: aumentar por la derecha.

 

Resumiendo:

Veamos con un ejercicio si ha entendido en funcionamiento de las Cuentas: Cuando el Banco le escribe a un cliente diciendo “estamos debitando su cuenta corriente”, ¿qué quiere esto decir? Primero tenemos que caer en la cuenta de que los dueños de cuentas corrientes son un pasivo para el banco: el Banco les debe el dinero que ellos han depositado en sus cuentas. Por esto, si el Banco está debitando una cuenta de pasivo, esto ¿qué quiere decir, que están aumentando o disminuyendo el balance? Por ser pasivo, esto significa que al debitarla la están disminuyendo. Esto podría ser porque el cliente ha retirado dinero o, más típicamente, que el Banco está haciendo algún cargo y lo está cobrando a base de reducir el balance de esa cuenta corriente.

Cuáles son los Libros que se usan para llevar una Contabilidad

Un familiar suyo tiene una pequeña tienda de ropa. En estos primeros meses nunca ha llevado una contabilidad, pero en este nuevo año, por recomendaciones repetidas de su banquero, está dispuesto a empezar a organizarse. El sabe que usted ha tomado este curso de Contabilidad, y le pide que sea usted el que le lleve los libros. Para ello le entrega todos los cheques y todas las facturas (evidencias de todos los ingresos y gastos) del último trimestre. ¿Cómo haría usted para registrar estas transacciones y poder así construir los Estados?

Quizás usted piense, como una primera opción, en comprar un programa de computadora para llevar contabilidades. En ese programa usted le entraría los datos de cada cheque y depósito, y le daría al botón de imprimir los estados trimestrales. Esto en teoría podría funcionar, pero en la práctica, si usted no conoce el poceso de bookkeeping, cometería tantos errores que los estados no reflejarían la realidad. Además así sólo podría llevar la contabilidad Cash Basis, sólo registraría los cheques y depósitos, y no sabría hacer las entradas que se necesitan para construir los Estados Accrual Basis. Es decir, no sabría anotar las transacciones que no se traduzcan en cobros ni pagos.

Por esto es que vamos a aprender a llevar una contabilidad manual: no es porque la vaya a usar alguna vez, sino porque así es como se aprende la lógica del bookkeeping, que es la lógica de la Contabilidad..

Para llevar una contabilidad se usan principalmente dos libros:

1) El General Ledger es un libro que tiene una página para cada una de las cuentas que van a aparecer en los Estados, tanto las cuentas de Activos o Pasivos, como las de Ingresos y Gastos. Una página del ledger tiene un formato parecido al de la figura siguiente:

General Ledger
Account CASH Acco. #: 101
Date	Explanation	Debit	Credit	Balance
Jan 2	Begining Balance			12,000
Jan 4	Inventory Purchase		1,400	10,600

2) El General Journal es un libro donde se van anotando diariamente cada transacción que ocurre en la empresa. No se usa una página para cada cuenta como se hace en el ledger, sino que se van anotando todas las transacciones seguidas. Es como un “diario” de lo que está pasando en la empresa. Su formato es parecido a este:

JOURNAL
Date	Accounts	Ref	Debit	Credit
Jan 12	Inventory		1,400
	Cash			1,400
Jan 13

¿Cómo se anotan las transacciones en el Journal?: el sistema de Double Entry

Después de haber creado el general ledger vamos a tomar el journal, y a empezar a anotar una por una las transacciones que vaya teniendo el negocio.

Esta es la parte más original de la Contabilidad, la parte donde más se separa del lenguaje ordinario. Veamos cómo se anotaría la siguiente transacción: “En enero 12 se compran $1,400 de inventario. Se pagan al contado (cash)”. La anotación que se haría en el jornal luciría así:

	JOURNAL
Date		Accounts	Ref	Debit	Credit
Jan 12		Inventory		1,400
		Cash			1,400

El jornal es un libro que se lleva para no tener que ir anotando directamente cada transacción en las cuentas del ledger. Pero vemos que la transacción que hemos registrado se va a anotar en dos cuentas: en la de Inventario y en la de Cash. Concretamente vamos a apuntar $1,400 en el Débito (la izquierda) de la cuenta de Inventario y otros $1,400 a la derecha de la cuenta de Cash.

Expliquemos ahora por qué hacemos esto.

En Contabilidad, para anotar una transacción, se sigue el “Sistema de Doble Entrada” o Double Entry System. Este sistema, establece que al registrar una transacción hay que hacerlo siempre “por partida doble”. Esto se traduce en que hay
que ajustarse a tres reglas:

1) Cada transacción debe anotarse en dos cuentas o más. Vemos como aquí se anotaron los $1,400 tanto en la cuenta de Inventario como en la de Cash.

2) La suma de lo que se anote en los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Vemos como tanto débitos como créditos de la transacción suman ambos $1,400.

3) Después de registrarse la transacción debe de seguir cumpliéndose la Ecuación Fundamental de la Contabilidad: Activos = Obligaciones, o más conocida bajo la forma Assets = Liabilities + Equities.

Cómo se construyen los Estados Financieros a partir de las transacciones registradas en el Journal

Primer paso: se prepara el Ledger para empezar una Contabilidad: el Chart of Accounts

El primer paso para llevar una contabilidad es “abrir” una cuenta en el general ledger para cada activo y pasivo que poseemos. “Abrir una cuenta” es sencillamente escribir en la parte de arriba de una página del ledger (véase la Figura) el nombre del activo o pasivo (por ejemplo “Equipo de Oficina” o “Préstamo con Banco Popular”). También se abren cuentas (se le escribe el nombre a la página del ledger) para cada ingreso y gasto que se prevea que habrá ese año.

Teóricamente no hay inconveniente en ir abriendo cuentas nuevas de ledger según se van necesitando: cuando vayan apareciendo transacciones que afecten a esa cuenta. Pero normalmente se usan solo las cuentas que se abrieron al principio porque esas suelen ser las que se tenían años anteriores, y es posible que el presupuesto del negocio esté hecho con esas cuentas. Además es interesante usar siempre las mismas cuentas para poder comparar un año con los otros.

Normalmente a las cuentas se les asigna un número, para poder referirse a ellas con más exactitud y rapidez. Al conjunto de todas las cuentas que usa una empresa se le llama el chart of accounts.

Una vez que hemos abierto las cuentas, el siguiente paso es anotar los balances iniciales de cada cuenta, es decir, cuál era su balance a principio de año, o del período que estemos usando.

Sólo pueden tener algún balance inicial las cuentas de activo y de pasivo o capital. Las cuentas de ingresos y gastos no tienen balance al empezar el año porque, como veremos, a final de año su balance se “traspasa” a la cuenta de Capital o Retained Earnings; (recuérdese que los ingresos son aumentos de capital y los gastos son disminución). Además no nos interesa acumular un registro de todos los gastos desde que empezó la empresa, sino desde principio de año.

Es importante anotar los balances iniciales en el lado correcto de cada cuenta: para las cuentas de activo, el lado izquierdo (el lado “débito”); para las cuentas de pasivo, el lado derecho (“crédito”).

Como realmente se entenderá esta parte es cuando se practique repetidamente el ejercicio de anotar distintos tipos de transacciones en el journal. Después de haber practicado, este apartado, y todo este capítulo, quedará mucho más claro.

Segundo Paso: Posting: Se Copian las transacciones del Journal al General Ledger

Durante todo el trimestre hemos ido anotando transacciones en el journal. Ahora queremos construir unos Estados que nos reflejen la situación de la empresa al acabar el trimestre (Balance Sheet) y los ingresos y gastos durante ese trimestre (Income Statement).

Para eso vamos a realizar lo que se llama el cierre de libros al final del período. El primer paso en ese cierre se llama el posting, que consiste en ir copiando las transacciones desde el journal la ledger.

Recordemos cómo es que aparecen las transacciones en el journal:

	JOURNAL
Trans #	Date	Accounts	Post?	Debit	Credit
003	Jan 12	Inventory	Ö	1,400
		Cash	Ö		1,400

Vimos que cada transacción afecta a por lo menos dos cuentas. En este caso a la de Cash y a la de Inventory. Postear consiste en ir copiando la cantidad que aparece en cada línea del journal a la cuenta del ledger que aparece en esa línea. Y, muy importante, se copia en el mismo lado de la cuenta de ledger (débito o crédito) en que aparezca en el journal.

En el caso de esta transacción tendríamos que hacer estas anotaciones en las dos cuentas de ledger:

General Ledger
Account CASH Acco. #: 101
Date	Explanation	Ref	Debit	Credit
Jan 12	Inventory Purchase	003		1,400

Account INVENTORY Acco. #: 302
Date	Explanation	Ref. #	Debit	Credit
Jan 12	Inventory Purchase	3	1400

Al anotar la transacción se hace un check-mark en el jornal para indicar que ya se “posteó” esa transacción, y en el ledger se anota en número de referencia de la transacción en el journal. Así de puede localizar dónde fue que se originó cada transacción en el journal

.

De esta forma se van marcando todas las transacciones que aparezcan en el jornal hasta la fecha del cierre de los libros.

Tercer Paso: Se Prepara un Trial Balance

Un Trial Balance en un listado de todas las cuentas del ledger con su balance a la fecha del cierre. En la siguiente figura aparece un ejemplo:

Las dos columnas del Trial Balance, tienen que sumar lo mismo. Esto se debe a que en todas las transacciones se anotó la misma cantidad en el Débito que en el Crédito. Si no suman lo mismo, esto significa que hubo algún error: o al registrar las transacciones en el journal o al postearlas en el ledger. Por eso se usa mucho este estado como comprobante de qué errores se cometieron en el bookkeping.

Cuarto Paso: Se hacen los Adjusting Entries

Esta es probablemente una de las fases más complicadas del proceso de bookkeping. La finalidad de estos adjusting entries que los estados se reflejen accrual basis, en vez de cash basis.

Para esto lo que se hace es:

1) Eliminar los Cobros que no hayan sido Ingresos, y reconocer los Ingresos que no hayan sido cobrados

2) Eliminar los Pagos que no han sido Gastos del período, y reconocer ciertos Gastos que no se han reflejado como Pagos.

Se suele decir que hay dos tipos de adjusting entries:

a) Deferrals: son ajustes que se realizan porque se ha hecho algún pago o algún cobro antes de haber recibido o dado la mercancía o servicio. Por ejemplo, se ha pagado le renta de todo un año, pero solo se ha usado el local por tres meses. Cuando se hizo el pago, ese cheque de $12,000 se cargó íntegro a la cuenta de Renta. Ahora hay que hacer un ajuste para que solo aparezca como gasto de renta solo los $3,000 que corresponden a este trimestre.

Los deferrals más típicos que se suelen hacer al final del período son:

+ Prepaid Expenses: para eliminar gastos anticipados, que ya se pagaron pero que corresponden a períodos futuros.

+ Prepaid Income: para eliminar ingresos que ya se han cobrado pero que son de períodos futuros. Es el dinero que los clientes dieron cómo anticipo o depósito antes de que se les entregara la mercancía o se les diera el servicio. Este dinero normalmente se clasifica como Advances from Customers, Unearned Revenues o Prepaid Income

+ Depreciation: para reflejar el gasto de depreciación, que no se ha reflejado en ningún pago, pero que es un desgaste real que han sufrido los activos fijos en el período.

b) Accruals: son ajustes que se hacen para registrar algunos ingresos o gastos que no han sido registrados porque no se ha hecho ningún pago o cobro, porque no ha habido movimiento de efectivo. Por ejemplo, el día 2 de enero se pagan los salarios de diciembre. En el Income Statement del 31 de diciembre no aparecerían esos salarios, porque no se ha hecho el pago. Y sin embargo lo más apropiado es que aparezcan en diciembre, porque esos trabajo se realizaron en ese mes. Hay que hacer entonces un adjusting entry con fecha de 31 de diciembre, para reconocer un gasto de salarios, aunque no haya habido el pago correspondiente.

Los accruals más típicos son:

+ Interest Expense: hay que reconocer como gasto los intereses que se hayan generado por los préstamos que debemos, aunque esos intereses todavía no nos hayan sido cargados.

+ Salaries Expenses: es el caso de salarios ya gastados pero no pagados que pusimos en el ejemplo anterior.

Quinto Paso: Preparar los Estados Financieros a partir del Trial Balance ajustado

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Este es el paso más sencillo de todo el proceso contable. El trial balance ajustado es el que queda después de haber anotado los adjusting entries que explicamos en el apartado anterior.

Su formato es exactamente igual que el unadjusted trial balance de la página 42. Lo único que tenemos que hacer es copiar los balances de esas cuentas, agrupándolas en el formato del Income Statement y del Balance Sheet que vimos en los primeros capítulos.

Y con esto ya tenemos lo que estábamos buscando: unos Estados Financieros que reflejen la situación de nuestro negocio.

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